欠勤・早退時の正しいマナーとはどのようなものなのでしょうか。「社内への対応」と「社外への対応」に分けてみました。

社内への対応

社内への対応は、そのときに会社に上司が出勤しているかどうかで異なります。

上司が在席している場合：直属の上司に電話で伝える

まずは、自分の直属の上司に電話で伝えます。上司から直接了承を得ずして欠勤すると、後に無断欠勤をした、などのトラブルに発展する可能性が考えられます。もしも上司と連絡がとれない場合は、先輩や他部署の管理職の方に相談をして、指示を仰ぎましょう。

上司が不在の場合：メールで記録を残した後に電話をかける

上司が不在の場合はその時点で、上司宛にメールを送信しましょう。いつ欠勤・早退の申し出をしたのかが、記録として残ります。その後、直接話しができるよう、あらためて電話をかけ直します。また早退の場合は、体調の許す限り上司からの返信を待ちましょう。時間が経っても返信のない場合は、他の管理職の人からの了承を得て早退します。このときも、メールとメモで早退することを上司宛に連絡しておきましょう。

伝え方のポイントは「クッション→理由→業務状況→伺い」

『皆さんお忙しい中、大変申し訳ないのですが……』と、まずは相手の状況などに配慮したクッション言葉を伝えます。次に『昨晩から熱が38度ありつらい状況にあります』や『昨日から体調が悪かったのですが、頑張って出勤して来たものの、やはりつらいので』と理由を伝えます。続いて『本日は特にアポイントメントなどもない状況なので』など、その日の業務状況を伝えます。そして『お休み・早退してもよろしいでしょうか？』と伺い型で相手から承諾を得るようにします。

社外への対応

もしも、大事な商談や打ち合せ、あいさつ回りなどの当日に体調が悪くなった場合は、その内容に応じての対応が必要となります。

取引先とのアポイントがある場合：

もしも、あなたが担当の中心となっている案件の場合は、立ち上がれないほどの体調不良でない限りは、少々つらくてもせめてそのアポイントの時間だけは出勤するようにするのが、仕事人としての責任です。

お客さまとの約束の場合：

お客さまに連絡し、正直に事情を説明して、日程変更が可能かどうかの伺いをたてましょう。もし、お客さまが『どうしても本日でなければ都合が悪い』ということであれば、代理の人でもよいかどうかなどを聞いたうえで対応しましょう。お客さまは、担当者であるあなたに会えることを楽しみにしているケースも多いからです。当日、急にキャンセルや延期の連絡をすると、お客さまは『私のことよりも優先する仕事があるのか』と思い、不機嫌になる可能性もあるので注意しましょう。