効率化を図るとはどんな意味！？

仕事の効率化を図るにはどうすればいいの？

Stopwatch appearing out of Laptop computer screen

【着地点を決め、逆算する】

あなたは仕事の予定をたてるとき、どのような手順で行っていますか？目の前にある仕事をこなし、その次の仕事をこなし、という順番で仕事をしているのでしょうか？仕事の効率化を図っている人たちには、仕事の進め方にも特徴があります。それはまず最初に、全体像をつかむことです。

目の前の仕事に着手する前に、この仕事をすることによる最終目的地を探るのです。いつまでに、どんな風に仕上げればいいのかを最初に設定します。そして、そこから逆算して、しなければならない作業や、終えなければいけない納期を細かく決めていくのです。

もし、今目の前にある仕事から順に進めていったら、最終的に間に合わないかもしれません。もしかすると、その工程の中に、間に合わないくらいなら省いてもよかったものが含まれているかもしれませんよね？そんな無駄な仕事をしない為にも、仕事はゴールから逆算するのです。そうすることによって、無駄な作業を減らし、最短距離でゴールにたどり着くことができるでしょう。これは仕事の効率化に最適な方法なのです。


【仕事の優先順位を間違えない】

出勤すると、また今日の仕事が始まります。場合によっては前日の続きのこともあるでしょうし、新たな仕事に着手するかもしれません。そんな時、どうやって仕事の優先順位を決めていますか？仕事の優先順位を決めるための4つの分類をご存知でしょうか？

1.緊急、かつ重要な仕事
2.緊急、しかし重要ではない仕事
3.緊急ではないが、重要な仕事
4.緊急でもないし、重要でもない仕事

一枚の紙に、大きな十字の線を引き四分割して、1～4に当てはまる仕事を書き込んでみましょう。それに従って作業を進めるのですが、仕事の効率化が図れる人たちは、この順番が決まっているのです。

たいていの方は、1→2→3→4の順で仕事を進めるでしょう。緊急事案が最優先だと思っているからです。でも本当に優先したいのは、1→3→2→4となるはずではありませんか？1～4まで順にしたがって仕事をしていると、いつもいつも緊急の事案にしか取り掛かれないことになります。いつまでたっても時間にゆとりができることはないでしょう。

緊急だけど重要でないものを優先させすぎていませんか？長い目で見て、本当に優先させなければならない仕事は、他にありませんか？このことを意識して優先順位を決めることが、仕事の効率化につながるでしょう。