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脳の切り替えが鍵となる!!

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マルチタスク

短時間で切り替えながら、複数の作業を行っていくことです。

電話を受けながら、メールの処理をする、会議中に議論に参加しながら議事録を作成するなど、2つ以上の作業を行っていればそれはマルチタスクです。

 

元々はひとつのコンピュータが同時に違う情報処理をすることをさしていましたが、現在ではビジネスシーンでも使われるようになり

複数の仕事を同時進行する事をマルチタスクと呼ぶようになりました。

 

■マルチタスクが苦手!出来ない人の特徴

1.完璧主義者

特に男性に多い傾向にあるのが「完璧主義者」です。作業中に話しかけられるなど、少し違う要素が入ったり、他の業務を頼まれたりなどのイレギュラーに対応する事が大きなストレスに感じるようです。

 

2.スケジュール管理が苦手

マルチタスクの苦手な人の特徴として、スケジュール管理が苦手な人だと感じる人が多いようです。今ある一つの仕事に集中する事は出来ても、複数の業務を同タイミングで渡されると、作業が止まってしまうというケースです。どこから手をつけていい香分からなくなる、混乱してしまうなど、スケジュール化にとまどってしまうようです。

 

■メリット

1.同時進行で複数の仕事ができる

突発的な以来にも対応しやすいため、上司としても仕事を振りやすく、より仕事が任されるようになるというメリットがあります。

 

2.全体像が確認できる

同時進行で複数の作業を進める事で、より全体像が把握しやすくなります。。たとえば販売計画を考える時に、目の前の資料ばかりに集中して書く作業に集中するのではなく、思いついたアイデアをすぐに問い合わせたり、調査も並行で行ったりすることで、より深みのある資料を作ることができるでしょう。

 

■マルチタスクがきるようになる為には?

マルチタスクが得意な人は、脳内での切り替えが早い人です。しかし、それが苦手な方でも、考え方を変えるだけで出来るようになるコツがあります☆

 

1.シングルタスクを沢山終わらせると考える

現状の仕事を全て書き出します。長期のものも、短期的なものも全て洗い出し、その中で時間と重要度で優先順位をつけ、自分の持つ業務を可視化します。

さらに事前に仕事を切り替えるタイミングを決めておき、予め設定したタイミングで作業シフトするほうが効率がよくなります。脳内の切り替えやマルチタスクが苦手な方も切り替える事がきるようになります。

◎マルチタスクを行う為には、まずは全部を1つに分解するというイメージをもつと良いでしょう。

 

2.関連する業務をまとめてこなす

業務を事前に洗い出すことで、電話をかける、メールを確認するなど共通したタスクがまとめて処理出来るようになります。

また、作業中に飛び込んできたものに関してはメモを残し、後で時間を決めて確認・処理という流れを作りましょう。

 

 

脳は実際には1つのことしかできず、マルチタスクに見えるのは2つの脳内部分の切り替えが早い事で同時進行に見えているのです。

この切り替えをいかにスムーズにしていくかが、鍵となります。

 

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